Limpia hojas de cálculo con IA sin perder la lógica del libro

Ejemplo práctico

Distingue las celdas vacías de los valores cero

Ejemplo ilustrativo redactado para esta guía. Los resultados de los modelos varían.

Una celda en blanco puede indicar que falta información. Sustituir todos los blancos por cero puede ocultar registros incompletos y alterar los resúmenes.

Prompt para adaptar

Revisa este libro en busca de etiquetas de categoría incoherentes, datos de entrada que faltan y anomalías en las fórmulas. Separa las celdas de entrada de las celdas calculadas. Propón cambios por hoja y por rango de celdas. No sustituyas los blancos por cero salvo que las reglas de la columna lo permitan explícitamente.

Mapea el libro antes de editarlo

Identifica las tablas de entrada, las hojas de cálculo y las hojas de presentación. Anota las fórmulas, los rangos con nombre, las reglas de validación y los vínculos a otras hojas o archivos. Pregunta qué partes del libro puede inspeccionar y conservar la herramienta.

Guarda una versión a la que puedas volver. Anota los totales clave y algunos resultados de fórmulas representativos para compararlos después de la limpieza.

Corrige las categorías con una tabla de correspondencias explícita

Crea una pequeña tabla de correspondencias para variantes como “North”, “NORTH” y “North ”. Confirma que cada par significa lo mismo; etiquetas que parecen similares pueden corresponder a equipos o productos distintos.

Aplica la correspondencia acordada a los datos de entrada y luego revisa los resúmenes que dependen de ellos. Evita reemplazar texto en todo el libro si eso puede afectar a fórmulas, notas o etiquetas intencionadas.

Comprueba las fórmulas y la conciliación

Busca fórmulas incoherentes dentro de una columna calculada, referencias a la hoja equivocada y fórmulas sustituidas por valores escritos a mano. Una fórmula inusual puede ser intencionada, así que revisa las excepciones antes de unificarlas.

Recalcula en tu aplicación de hojas de cálculo y compara los totales anotados. Añade una fila nueva para comprobar si las fórmulas y los resúmenes se amplían correctamente. Lleva un registro breve de las modificaciones y de los problemas pendientes.