Praxisbeispiel
Leere Eingaben von Nullwerten unterscheiden
Anschauliches Beispiel, eigens für diesen Leitfaden geschrieben. Die Ausgaben der Modelle variieren.
Ausgangslage
Ein monatliches Verkaufsblatt enthält leere Mengen, explizite Nullen und Summen mit Formeln. Einige Kategorienamen haben Leerzeichen am Ende.
Gewünschtes Ergebnis
Leerzeichen in Kategorien entfernen, bewusst gesetzte Nullmengen beibehalten, leere Mengen zur Prüfung markieren und Formelzellen erkennbar lassen.
Eine leere Zelle kann fehlende Informationen bedeuten. Wer jede leere Zelle durch null ersetzt, verdeckt womöglich unvollständige Datensätze und verändert Zusammenfassungen.
Prompt zum Anpassen
Prüfe diese Arbeitsmappe auf uneinheitliche Kategoriebezeichnungen, fehlende Eingaben und Formelauffälligkeiten. Trenne Eingabezellen von berechneten Zellen. Schlage Änderungen nach Blatt und Zellbereich vor. Ersetze leere Zellen nicht durch null, es sei denn, die Spaltenregeln erlauben es ausdrücklich.
Die Arbeitsmappe vor dem Bearbeiten erfassen
Ermitteln Sie Eingabetabellen, Berechnungsblätter und Präsentationsblätter. Notieren Sie Formeln, benannte Bereiche, Validierungsregeln und Verknüpfungen zu anderen Blättern oder Dateien. Klären Sie, welche Teile der Arbeitsmappe das Tool prüfen und erhalten kann.
Speichern Sie eine Version, zu der Sie zurückkehren können. Notieren Sie die wichtigsten Summen und einige repräsentative Formelergebnisse, um sie nach der Bereinigung vergleichen zu können.
Kategorien mit einer expliziten Zuordnung korrigieren
Legen Sie eine kleine Zuordnungstabelle für Varianten wie „North“, „NORTH“ und „North “ an. Bestätigen Sie, dass jedes Paar dasselbe bedeutet; ähnlich aussehende Bezeichnungen können für unterschiedliche Teams oder Produkte stehen.
Wenden Sie die vereinbarte Zuordnung auf die Eingaben an und prüfen Sie dann die nachgelagerten Zusammenfassungen. Ersetzen Sie Text nicht in der gesamten Arbeitsmappe, wenn dies Formeln, Notizen oder bewusst gewählte Bezeichnungen beeinträchtigen könnte.
Formeln und Abstimmung prüfen
Achten Sie auf uneinheitliche Formeln innerhalb einer berechneten Spalte, Verweise auf das falsche Blatt und Formeln, die durch eingetippte Werte ersetzt wurden. Eine ungewöhnliche Formel kann beabsichtigt sein – prüfen Sie Ausnahmen daher, bevor Sie sie vereinheitlichen.
Berechnen Sie die Arbeitsmappe in Ihrer Tabellenkalkulation neu und vergleichen Sie die notierten Summen. Fügen Sie eine neue Zeile hinzu, um zu prüfen, ob sich Formeln und Zusammenfassungen korrekt erweitern. Halten Sie Änderungen und offene Punkte kurz schriftlich fest.
Eine Arbeitsmappe vor dem Bereinigen prüfen
Lassen Sie sich mit Excel Studio einen Bereinigungsvorschlag Blatt für Blatt erstellen. Validieren Sie übernommene Änderungen in Ihrer Tabellenkalkulation, vor allem dort, wo Formeln oder verknüpfte Blätter betroffen sind.
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