ブックのロジックを壊さずに AI でスプレッドシートをクリーニングする

実例

空欄の入力とゼロ値を区別する

このガイドのために作成した説明用の例です。モデルの出力は毎回異なります。

空欄は情報の欠落を意味している場合があります。すべての空欄をゼロに置き換えると、不完全なレコードが見えなくなり、集計も変わってしまうおそれがあります。

調整して使えるプロンプト

このブックについて、カテゴリラベルの不統一、入力の欠落、数式の異常がないか確認してください。入力セルと計算セルを区別してください。変更案はシートとセル範囲ごとに提示してください。列のルールで明示的に許可されていない限り、空欄をゼロに置き換えないでください。

編集の前にブックの構造を把握する

入力テーブル、計算シート、表示用シートを特定します。数式、名前付き範囲、入力規則、他のシートやファイルへのリンクを記録します。ツールがブックのどの部分を確認・保持できるかを確認しましょう。

戻れるバージョンを保存しておきます。主要な合計値と代表的な数式の結果をいくつか記録し、クリーンアップ後に比較できるようにしましょう。

明示的な対応表でカテゴリを修正する

「North」「NORTH」「North」のような表記ゆれに対して、小さな対応表を作成します。それぞれの組み合わせが同じ意味であることを確認してください。似たように見えるラベルが、別のチームや製品を表している場合もあります。

合意した対応表を入力データに適用し、その後で下流の集計を確認します。数式やメモ、意図的なラベルに影響する可能性がある場合は、ブック全体での一括置換は避けましょう。

数式と照合をチェックする

計算列の中で不統一な数式、誤ったシートへの参照、手入力の値に置き換えられた数式がないか探します。変わった数式が意図的なものである場合もあるため、統一する前に例外を確認しましょう。

スプレッドシートアプリで再計算し、記録しておいた合計値と比較します。新しい行を追加して、数式や集計が正しく拡張されるか確認しましょう。編集内容と未解決の問題を簡単に記録しておきます。