Praxisbeispiel
Rechnung und Zahlungseingang unterscheiden
Anschauliches Beispiel, eigens für diesen Leitfaden geschrieben. Die Ausgaben der Modelle variieren.
Ausgangslage
Rechnung A: 500, fällig am Freitag, unbezahlt. Rechnung B: 300, bezahlt am Montag. Beide erscheinen in der Verkaufsliste.
Gewünschtes Ergebnis
Offener Rechnungsbetrag: 500. Erfasste Zahlungseingänge zu diesen Rechnungen: 300. Eine separate Liste zeigt anstehende Zahlungsverpflichtungen.
Fakturierter Umsatz und eingegangenes Geld sind unterschiedliche Kennzahlen. Das Beispiel ist eine Übung zum Aufbau einer Arbeitsmappe, keine Empfehlung für die Buchhaltung oder eine Liquiditätsprognose.
Prompt zum Anpassen
Entwerfen Sie eine Arbeitsmappe für die wöchentliche Prüfung mit getrennten Datensätzen für Rechnungen und Zahlungseingänge. Zeigen Sie offene Salden und Fälligkeitsdaten anhand der bereitgestellten Daten. Markieren Sie fehlende Zahlungsstatus und mögliche doppelte Rechnungsnummern. Halten Sie Annahmen sichtbar und erfinden Sie keine erwarteten Zahlungstermine.
Wählen Sie eine Routine, bevor Sie weitere Tabellenblätter hinzufügen
Beginnen Sie mit einer Liste für das Nachfassen von Rechnungen, einer Lagerprüfung oder einem Buchungsplan. Legen Sie fest, wer sie wann aktualisiert. Eine einfache Tabelle, die jede Woche gepflegt wird, ist nützlicher als eine aufwendige Arbeitsmappe, der niemand vertraut.
Erfassen Sie bei Rechnungen Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag und Zahlungsstatus. Erfassen Sie Teilzahlungen separat oder legen Sie klar fest, wie sie den Restbetrag verringern.
Betriebliche Prüfungen sichtbar halten
Wenn der Lagerbestand wichtig ist, trennen Sie aktuelle Mengen, bestätigte eingehende Bestellungen und einen von Ihnen festgelegten Meldebestand. Lassen Sie die Arbeitsmappe fehlende Daten markieren, statt ein erfundenes Lieferdatum anzuzeigen.
Verwenden Sie eindeutige Status wie „prüfen“, wenn eine Eingabe unvollständig ist. Halten Sie Kundennotizen getrennt von Feldern, die in Berechnungen einfließen, damit ein Kommentar nicht versehentlich zu einem Zahlenwert wird.
Die wöchentliche Prüfung wiederholbar machen
Aktualisieren Sie die Quelldaten, prüfen Sie Duplikate und fehlende Felder und sehen Sie sich dann die Ausnahmen an. Halten Sie das Datum der Prüfung fest und wer sich um jeden offenen Punkt kümmert.
Gleichen Sie die Zahlen mit den Systemen ab, aus denen sie stammen. Eine Planungsmappe ergänzt Ihre Fakturierungs- oder Buchhaltungsunterlagen; lassen Sie die buchhalterische oder steuerliche Behandlung von einer entsprechenden Fachperson prüfen, statt sie von einer generierten Tabelle entscheiden zu lassen.
Beginnen Sie mit einer geschäftlichen Frage
Beschreiben Sie Excel Studio Ihre wöchentliche Prüfung und erstellen Sie die kleinste Arbeitsmappe, die sie beantwortet. Validieren Sie die erste Woche mit bekannten Datensätzen, bevor Sie den Workflow erweitern.
Excel Studio entdecken